Może zainteresuje cię również

W podobnych sprawach pomogą

MAGDALENA SENIW

ADWOKAT

PIOTR KONIECKIEWICZ

ADWOKAT

Nieustannie zmieniające się przepisy prawa wymuszają na przedsiębiorcach potrzebę systematycznej oceny podejmowanych działań w zakresie zgodności z prawem. Sporządzona przed kilkoma laty umowa spółki, umowy o pracę zawierane z pracownikami, regulaminy pracy i wynagradzania oraz całokształt umów handlowych z kontrahentami to tylko niektóre z przykładów dokumentacji, która wskutek nowelizacji przepisów może się okazać nieaktualna i niezgodna z prawem. Z tej perspektywy istotne jest systematyczne dokonywanie przeglądu stosowanych rozwiązań oraz dostosowywanie ich do aktualnie obowiązujących przepisów. Takie działanie nazywamy audytem prawnym. W praktyce przyjmuje się, że audyt prawny powinien być częścią rutynowej działalności firmy i odbywać się co najmniej raz na dwa lub trzy lata. Dzięki temu zminimalizowane zostaje ryzyko poniesienia odpowiedzialności administracyjnej, podatkowej, czy karnej za nieprzestrzeganie odpowiednich przepisów a także poniesienia strat finansowych w związku z brakiem zabezpieczenia lub nienależytym zabezpieczeniem interesów przedsiębiorstwa w trakcie bieżącej działalności np. w umowach z kontrahentami. 

Na czym polega audyt prawny / due diligence ?

Audyt prawny / due diligence polega na dogłębnej analizie stanu przedsiębiorstwa lub określonych aktywów. Jego celem jest zidentyfikowanie a następnie zminimalizowanie lub całkowite wyeliminowanie ryzyka prawnego, które wiąże się z prowadzeniem działalności określonego rodzaju. Celem audytu prawnego jest dostarczenie szczegółowych informacji na temat stanu prawnego przedsiębiorstwa oraz zgodności stosowanych rozwiązań i procedur z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa (compliance). Przeprowadzenie audytu pozwala na ocenę prawidłowości funkcjonowania przedsiębiorstwa, rentowności prowadzonej działalności, zidentyfikowanie zagrożeń oraz szans na rozwój. Dodatkowym profitem audytu prawnego może być zidentyfikowanie obszarów działalności, w których można usprawnić istniejące procedury oraz wskazanie propozycji rozwiązań do wdrożenia.

Kiedy przeprowadza się audyt prawny?

Due dilligence najczęściej przeprowadza się przed ewentualnym finalizowaniem transakcji związanych ze sprzedażą podmiotów gospodarczych lub ich aktywów (np. akcji), w przypadku łączenia podmiotów gospodarczych, zamian organizacyjnych w strukturach spółki, czy przed planowanym debiutem na giełdzie papierów wartościowych. Bywa, że kompleksowy audyt jest zlecany po objęciu przez nowe osoby funkcji w zarządzie lub radzie nadzorczej spółki.  Audyt prawny może być pomocnym narzędziem w przypadku przewidywanych przyszłych kontroli działalności przedsiębiorstwa ze strony organów państwa np. Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Urzędu Skarbowego, Urzędu Ochrony Danych Osobowych, Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów itp. 

Jakich sfer działalności zazwyczaj dotyczy audyt prawny?

W zależności od potrzeb możliwe jest przeprowadzenie częściowego lub całościowego (kompleksowego) audytu prawnego. Jak sama nazwa wskazuje - audyt częściowy może dotyczyć jedynie niektórych obszarów działalności przedsiębiorstwa oraz zagadnień. Z kolei, audyt kompleksowy z reguły obejmuje całościową analizę przedsiębiorstwa (spółki) lub większej liczby podmiotów (spółek, grupy kapitałowej) we wszystkich jej aspektach. Z tego względu audyt prawny jest zadaniem skomplikowanym, wymagającym zaangażowania zespołu prawników o różnych specjalnościach. 

Kompleksowy audyt prawny / due diligence polega na analizie prawnych ram prowadzonej działalności gospodarczej od ogółu do szczegółu.

We wstępnej fazie audytu bada się podstawowe dokumenty dotyczące spółki, w tym akt założycielski (umowę) spółki, protokoły zgromadzeń wspólników, uchwały zarządu, wewnętrzne umowy i regulaminy oraz dokumenty rejestracyjne. 

Na kolejnym etapie, bada się zawarte umowy 

• Badanie i analiza podstawowych dokumentów założycielskich spółki i składania przez spółkę podstawowych dokumentów zapewniających zgodność z prawem handlowym (protokoły zgromadzeń Wspólników), jak również ustalających strukturę organizacyjną spółki.

• Pełna analiza struktury właścicielskiej / kapitałowej oraz spraw korporacyjnych (analiza umowy Spółki, uchwał NZW oraz uchwał Zarządu, regulaminów, dokumentów rejestracyjnych), jak również prawidłowości działań Spółki w zakresie obowiązków rejestrowych (już zgłoszonych, oczekujących na zgłoszenie), analiza treści wpisów do KRS.

• Analiza księgi uchwał / księgi protokołów pod kątem jej rzetelności oraz prawidłowości prowadzenia.

• Przegląd i analiza zawartych kontraktów i umów handlowych, w tym w zakresie finansowania zewnętrznego oraz ze środków Unii Europejskiej, pod kątem prawidłowości oraz ryzyk związanych z tymi zapisami oraz przepisów wykonawczych (wewnętrznych) do tych umów.

• Badanie istnienia lub nieistnienia podstawowych dokumentów ustalających zasady funkcjonowania poszczególnych działów w spółce i ich zakresy odpowiedzialności (istnienie lub brak podstawowych regulaminów i procedur w spółce).

• Audyt zobowiązań umownych i istnienia prawidłowych umów handlowych (wstępne badanie sposobu składania zamówień, istnienia/bądź braku umów o współpracy, zakupie usług, zakupie towarów, umów dostaw, umów dystrybucyjnych i ewentualnie sieci dystrybucyjnej) w celu stwierdzenia zgodności z prawem i zasadami dla nieuczciwej konkurencji poprzez ewentualne wyeliminowanie klauzul niedozwolonych.

• Audyt umów z zakresu prawa pracy, ich istnienia bądź braku, stosowanej polityki zatrudnienia i typu zawieranych umów.

• Audyt polityk pracowniczych, w tym weryfikacja stosowania polityki przeciwdziałania mobbingowi, dyskryminacji i molestowaniu oraz procedury do zgłaszania zaistniałych zdarzeń bądź nieprawidłowości.

• Audyt ochrony i możliwości ochrony własności intelektualnej i własności przemysłowej, istnienia bądź braku i możliwości zarejestrowania oznaczeń produktów jako znaków towarowych, oznaczeń firmy jako znaków towarowych, innej własności przemysłowej i intelektualnej.

• Audyt stosunków własnościowych z zakresu gospodarki nieruchomościami, umów i opłat.

• Analiza zobowiązań spółki, ewentualnych sporów sądowych / postępowań administracyjnych, w których uczestniczy badany podmiot.

• Analiza księgowa / podatkowa spółki.

• Audyt przetwarzania danych osobowych, zgodnie z RODO.

Korzyści z audytu prawnego oraz zapewnieniu zgodności z prawem prowadzonej działalności

W dobie nieustannie zmieniających się przepisów profesjonalny audyt prawny oraz wdrożenie rozwiązań mających na celu zapewnienie zgodności z prawem rozwiązań organizacyjnych i prawnych stosowanych w przedsiębiorstwie pozwala całkowicie wykluczyć, bądź zminimalizować ryzyko związane z ewentualnymi kontrolami uprawnionych organów. W przypadku, gdy przedsiębiorcy nie przestrzegają odpowiednich przepisów, organy kontroli często nakładają na nich opłaty i kary administracyjne, grzywny. W niektórych przypadkach pozwala to również uniknąć odpowiedzialności odszkodowawczej związanej z brakiem wdrożenia lub nieprawidłowym stosowaniem przepisów przez przedsiębiorcę. 

Zapewnienie zgodności działania przedsiębiorstwa może również ustrzec osoby zarządzające przed odpowiedzialnością odszkodowawczą, karną lub karno-skarbową. 

Dobrze funkcjonujące środowisko prawne w przedsiębiorstwie może również uprościć procesy sprzedażowe np. poprzez wprowadzenie regulaminów lub ramowych umów sprzedaży, ograniczyć odpowiedzialność za wady sprzedawanych produktów np. przez odpowiednie zapisy w regulaminach sprzedaży, wyłączenie rękojmi między przedsiębiorcami, usprawnić procesy związane z windykacją dłużników itp. 

Zidentyfikowanie zagrożeń w ramach audytu może również przyczynić się do lepszego zabezpieczenia interesów przedsiębiorstwa poprzez zastosowanie bardziej korzystnych rozwiązań umownych, rejestrację znaków graficznych, wzorów przemysłowych oraz patentów umacniających pozycję firmy na rynku oraz zapewniających większą rozpoznawalność oraz zabezpieczenie praw autorskich oraz praw spółki, w tym tajemnicy handlowej po wygaśnięciu umów z kontrahentami, pracownikami.

Audyt prawny może zostać wykonany przez prawników z naszej kancelarii

Kancelaria Adwokacka Ius Cogens w Toruniu posiada obecnie 8-osobowy zespół doświadczonych prawników, który może przeprowadzić audyt prawny twojego przedsiębiorstwa. Nasi prawnicy posiadają dużą wiedzę i praktykę w dziedzinach prawa niezbędnych w codziennym funkcjonowaniu przedsiębiorstw. 

KANCELARIA ADWOKACKA IUS COGENS S. C.

P. KONIECKIEWICZ M. SENIW M. SYNAK

ul. Kazimierza Jagiellończyka 6

87-100 Toruń

+48 602 762 047

kancelaria@iuscogens.pl

PON - PT

8:00 - 18:00

Obowiązkowe telefoniczne lub elektroniczne rezerwacje. 

SWIFT INGBPLPW PL

11 1050 1979 1000 0091 4402 2879

Wszelkie prawa zastrzeżone Kancelaria Adwokacka Ius Cogens s. c. 2023-2024